信息对于企业具有重要的战略地位。怎样能够降低收集信息给企业带来的交易成本，而使所得收益达到最大？怎样能够搭建一个理想的信息集散平台，进而促进信息传递的透明度和高效率？这些问题都是企业家们长期以来冥思苦想的课题。广州美博会的到来似乎给我们带来了新的希望，至少它也为我们引领了一条新的道路。

我国会展业经历了二十余年的发展，作为信息的集散地的功能也得到了越来越多的人的共识。通过在展会期间的调查，企业可以搜集到有关竞争者和顾客的信息，为企业的下一步发展战略提供依据。同时，大众也可以了解到国内外企业的发展情况，并获取到许多的文化知识。展会作为交流信息的平台，至少需要三方面主体的共同作用，即组展商、参展商，以及与本次展会相关的其他信息提供组织。

首先，对于组展商，它要担负起前期信息的搜集、整理、提供，中期展会管理，以及后期展会总结等多方面的职责。在展会开始之前，组展商应首先从参展商和其他信息提供者那里搜集必要信息，之后对所得的众多信息进行综合整理和加工，把它们汇编成册向展会提供详尽信息。同时重要的是，组展商设计与建立一套完整的展会运行体制，保证信息顺利流通。应该说，组展商的前期工作是整个信息流程的起始阶段，也是这一过程中最为重要的阶段。

其次，从参展商方面来说，在决定参加一个展会后，应首先针对本次活动做出周密的战略分析，并确定出预期目标。在进行宏观和微观分析的基础上，确定本次参展过程中企业所期望得到的信息，并对企业的预期目标进行定位。在展会中，参展商在主动向组展商提供自身信息的同时，也从展会中得到更多的、更为详实的信息。因而在完善的利益保护机制下，每一个主体不会因为自身信息的曝光而遭受灾难。参展单位在展会中主动搜集所需要的信息，密切与组展商及其他信息提供者进行联系，加大企业信息获取量，使参展活动不虚此行。展会结束后，各参展单位对所获信息及参展成果整理汇总，与预期目标进行对比衡量收益。

再次，对于与展会相关信息提供者，即供应商、经销商、采购商、广告和同期同类展会等等，它们对整个展会中信息集散功能的发挥也具有十分重要的作用。展会前，他们需要向组展商提供有关信息，并对自身利益和要求进行表达，以使自身信息顺利进入展会，在这些信息被参展商了解的同时，也能够了解到其他竞争者的信息。在展会开始之后，这些信息提供者也不遗余力地向展会提供各种各样的信息，向参展单位展示自己，在竞争中获得收益。从这个意义上来说，它们本身也以一种参展商的面目出现。

作为一个理想的信息交流平台，组展商与参展商，以及它们与相关信息提供者之间的关系，对展会的成功至关重要。在这一信息集散过程中，三方应始终处于平等的地位之上，三方的利益均要得到保护和照顾。在现今的大多数展会之中，组展单位一般都处于比较主动的地位，指挥着展会的进度和整个过程。而其他参展单位则处于一种被动的地位，它们也大多把自己仅仅定位为展会中的客户，而非合作者。这样一种情况所导致的必然后果是信息的不均衡和信息误差等等，最终影响的仍是展会的效果。因而在理想模式中应更注重在三方的沟通上下工夫，比如建立展会指导委员会就是一种比较可行的方案。参展商可以通过参与指导委员会的工作，为组展商提供帮助，参展商也应该因此获得荣誉和尊重。

当然，会展的信息集散功能绝不是会展所具有的惟一功能，会展业作为一个新兴的综合产业仍具有更为有益的社会价值，在国民经济中也占有不可忽视的战略地位。